会議の進め方-無駄な会議を改善する方法

会議とは、今後の組織の方針を決めたり等、非常に重要な役割があるのですが、ただ長くて集中していない会議だと、どうしても時間を無駄にしてしまい、結論も出ないままだらだらと時間だけが経ってしまうことになります。
それでは、あまりにも勿体なく感じるのではないかと思います。
今回は、せっかくの会議で時間を無駄にしてしまわないようにしない方法を考えていこうと思います。

なんのための会議なのか要点をはっきりさせる

目的の定まっていない会議だと、どうしてもダラダラしてしまい、話しが脱線してしまいやすくなります。そして、決めるべきことも決まらず無駄な時間に終わってしまうということも非常に多いです。
そうならないためにも、会議の要点や重要事項をあらかじめはっきりさせておくといいです。
そうすると、「重要事項」のことについて全員が意識を持つことができます。

参加者が集中しやすい時間帯にする

集中しやすい時間というのは「頭が働いている時間帯」です。
人によって様々だと思いますが、一般的には「午前中」と言われています。
参加者の頭が働いていれば、会議中にいろいろな意見が出ることがあり、有意義な時間となりやすいです。
逆に午後の、もうすぐ帰れる時間だったり、食べたばかりで眠たいような時間は、会議には不向きです。

会議に終了時刻を決めておく

会議に対し、タイムリミットを設定しておきます。
そうすることで、参加者全員に時間意識を持たせ、「この時間までに結論を出さないといけない」ということを常に考えさせることができるのです。
時間までに参加者が全員、議題についてしっかりと考えることができたら、時間通りに終わり、なおかつ内容のある会議になるでしょう。

結論を出せるときはすぐに終わらせる

早めに結論が出てしまったとき、また新たな問題点を会議で持ち出すのではなく、早めに終わらせ、その結論にとりかかった方がいいです。
なぜなら、要点をまとめ、話したいことが終わったあとの会議は、いわゆる「消化試合」のようになってしまい、話し合いに気合いが入らないことが多いからです。
話したいことが終わったら、その後の時間を会議にあてるのではなく、早めに切り上げましょう。

事前に議題や資料を提供する

会議においてもっとも重要なことなのですが、意外とできていないことが多いです。
資料があると、そのデータに基づいたアイデアを出すことができるので、非常におススメです。
ただ、議題や資料が多すぎると、逆に色々なことを考えなくてはいけないので、集中できない場合が多いです。

だらだらと話す人がいたらきっぱりと打ち切る

人の意見は全員平等で、必要なことなのですが、だらだらと話す人がいた場合、その人の話していることは他の参加者の頭の中に入っていないことが多いです。
従って、しっかりとした会議にするため、だらだら話す人に対しきっぱりと打ち切ることが重要です。
話している最中でちょうどよさそうなタイミングで、こちらで話をまとめてみるといいでしょう。

おわりに

会社の会議は、その会社の利益に直結する重要な時間です。また、企画の方針を考えたり、社内環境をよくしようとしたり、様々な場面で会議の場があると思いますが、どんな会議でも、結論をしっかりと出すことができなければ、本当に無駄な時間となってしまいます。参加者全員が「会議に参加している」という意識があれば一番なのですが、快適に会議をする場をしっかりと作ることも、同じくらい大切なのです。