新人でもすぐできる！仕事のミスを減らすには

仕事をしていくとどうしてもミスをしてしまいます。このミスがうっかりミスなのか知識不足から来るミスなのかという分析も必要ですし、そのミスを経験値として自分の中に積み上げていくことで仕事のレベルも上がっていきます。ある程度仕事に慣れてくると、複数の業務を並行しながら作業をしますので混乱から来るミスも増えてきます。ミスは事前に気付いて訂正すればミスではありません。取引先や上司に提出する前に自分で気づいて修正できれば良いのです。今回はミスを減らす方法を考えてみます。

意識して確認したり、見える化して失念防止をする

指さし確認・読み上げ確認

この方法はかなり効果的だと思います。よくテレビCMなどでガス会社のような高い安全性が求められる会社でも放送されていますよね。「元栓よし！配管よし！」と声に出しながら指差し確認をしています。これを通常の作業の中でも取り入れるのです。頭の中だけで行うと、疲れている時や急いで焦っている時ほど確認精度が落ちてきてしまいます。仕事をした自分自身の思い込みやタイピングミスを事前に見つけ出すために指さし確認・読み上げ確認をやってみましょう。これでかなりのうっかりミスを防ぐことができますよ。
私の尊敬する先輩はいつも隣でブツブツしゃべっていました。となりでパソコンの画面に向かって指をさし、書類を読み間違いがないかを指さし確認・読み上げ確認をしていたのです。当然、先輩の仕事にはミスがほとんどありません。小声でしゃべり続けますので恥ずかしいという気持ちがあるかもしれませんが、うっかりミスをしたまま仕事が進んで、最後の最後でやり直しという方が恥ずかしいし自分が苦しくなりますので、指さし確認・読み上げ確認でミスを減らしていきましょう。

付箋を使う

作業中に他の業務や指示が入ってくることもありますよね。こうなるとマルチタスクになりますので、集中力が散漫になりがちです。指示が入ってきたら付箋に記録を残しておきましょう。最近はPCのデスクトップ上にも付箋機能がありますので、それを利用してもいいですね。私は両方利用しています。時間が指定されていたり締め切りが迫っていると、視覚的に把握できるので便利です。これで仕事のやり忘れを防ぐことができます。

オリジナルマニュアルを作る

自分のミニマニュアルを作成

その会社に誰が見てもわかりやすいマニュアルが存在するのであれば作る必要は無いかもしれません。しかし、仕事のやり方は先輩が口頭で伝えたり、先輩が実際に行っていることを隣で見ながらメモを取って覚えるという場合があります。最初は必死に覚えようと思っても自分自身が実際に行った仕事の流れではないので、なかなかすぐに身に付きません。ですのでこの作成したメモから自分のミニマニュアルとして作業の流れを確立していくとよいですね。パソコンで会社独自に利用しているソフトの使い方やどの画面のどこに何を入力するのかといった使い方や作業のやり方は画面コピーでWordなどに張り付けてメモを残し加工することで立派なマニュアルになります。
一度マニュアルを作ってしまえばそれに沿って仕事をしていけばよいだけです。これで同じことを何度も質問しなくて済みます。最初はこのマニュアル作成に時間がかかるかもしれません。業務時間内でできるかどうかもわかりません。もしかしたら、業務時間外で自主的に行うことにもなるかもしれません。しかし、最初に作りこんでしまえば残りの仕事のレベルが一気に上がりますので、結果的に楽になりますよ。

自分に後輩ができたときや業務の引継ぎにも便利

自分のオリジナルマニュアルがあると操作方法や単純業務はパターン化させることができます。独自に判断が必要なものもあるかもしれませんが、一般的な業務や通常の業務はマニュアル一つ作っておけば自分の力で解決できるようになります。さらにいいことは自分の仕事を誰かに引き継ぐときや、後輩ができたときに効果を発揮します。口で伝えるのは大変ですが、マニュアルを見せながら説明すると、教える方も教わる方も簡単です。

お金を貰いながら経験値を稼ぐことができる

なぜ働くのかというと多くの答えが出てきますよねなぜ働くのか？働く理由とは？仕事をするには何かしらのスキルや経験が必要になります。私たちはこの自分の時間とスキルと経験を会社に提供することで給料を貰っているわけです。

では、そのスキルや経験はどこで身に付けたのでしょうか。学校で身に付けたのではありませんよね。その職場で徐々に身に付けていったものでしょう。通常特別なスキルを身に付けるためには、専門学校や研修所に入るなどお金を支払う必要がありますよね。

今仕事をしながらお金を給料という形でもらっていますよね。今回紹介したミスを減らす方法も仕事をしていく上でのスキルの一つです。こういった仕事に関するスキルや経験を仕事を通して養うことができるのです。自分から学ぶ姿勢を示せば、会社はあなたに多くの経験値をプレゼントしてくれますよ。

ですので、仕事でミスをして、もう嫌だ辞めたいとか楽して給料だけ貰えないかなと思う気持ちもわかりますが、お金を貰いながらスキルを身に付けていると思うようにすればやる気も出ますし、自分の中に経験値を積み上げていくスピードも速くなっていきますよ。やる気も上がれば気力も集中力も上がりますのでミスも減ってきます。