メールの返信が遅い理由は？相手が困らないメールを送ろう

相手からのメールが遅くて、変なこと書いたかなとか、嫌われてしまったかなと不安になる人がいると思います。

メールの返信が遅い場合は、相手が忙しいとか後回しでもいいやと思われている場合と、自分が送ったメールの内容が相手にとって困るものだから返信できないということがあります。

メールの返信が遅い時は相手の立場を考えたり、相手が答えやすいような内容を書くと早く返ってきますよ。

遅くても待つことも大切

メールは手軽なコミュニケーションツールですが、送る方も手軽であれば、見る方も手軽です。

相手には相手の生活がありますから、こちらの要望ばかりを押し付けることはいけませんよ。

相手のペースに合わせる

こちらが速レスしても相手から返信が来るのは半日後ということもあります。人によってメールの頻度は違います。

すぐにメールをする人かそうでないかは人によって違います。マメな性格で常にメールチェックしている人であればいいのですが、あまりメールを開かないという人は気が付くタイミングがその分遅れてきます。

もし、相手がゆっくり返信するタイプの人であれば、自分も相手の返信のペースに合わせましょう。相手が数時間後に返信してくるのであれば、自分も数時間後に返信するくらいがちょうどいいです。

相手がゆっくり返してくるのに、こちらが数分で返信すると相手は心理的な負担を感じてしまいます。

優先順位が低い

もしかしたらあなたのメールはあいてにとって優先順位が低いのかもしれません。

仕事などであれば相手も返信してきますが、プライベートな内容でメールを送ったのであれば、いつ返信するかは相手の自由です。

気が無い相手に返信したり、興味のない内容や答えの難しい内容に返信するのは気が進みませんよね？それと同じことを相手も思っています。

その場合は無理に追い掛け回すのではなく、また別の手段を考えましょう。

相手に振り回されない

相手の気持ちや行動はコントロールできるものではありません。

メールの返信タイミングが遅いのであれば、相手はそういう人なのだとどっしりと構えるべきなのです。

相手のメールの返信のペースに自分が不安になったりイライラしたりするのは、相手にコントロールされているだけです。不安になる気持ちはわかりますが、相手も人間だということをしっかりと理解して自分のペースを作っていきましょう。

相手のメールを遅らせる内容

相手の性格や生活リズムから返信が遅くなるということも、相手からのメールが遅い理由ではありますが、自分の送ったメールにも相手が困るような内容があったということもあります。

相手が返信しやすいメールになっているかをチェックしてみましょう。

疑問文が多い

疑問文を入れると返信される確率が上がるというメールテクニックがありますが、これを多用していませんか？

ちょっとした雑談メールの中でも何度も疑問分が来ると、相手もまた質問に答えなきゃという義務感が出てしまいます。

疑問文も最初は「自分に興味を持ってもらえる」と嬉しいものですが、何度も続くと面倒になるものです。

もし、疑問文を乱発しているという場合は内容を工夫してみましょう。

答えにくい内容

相手がリアクションしにくい内容だと、返信する言葉を考える時間が必要になります。

日記的な内容のメールや、深刻な悩みなど、相手が気軽に返信できない内容だと、返信する側も困ってしまいます。

日記的な内容であれば、「よかったね」だけでは素っ気ないです。

深刻な悩みは変なことを書くと記録に残るので、慎重になるものです。

電話や直接話した方がいい内容であれば、あえてメールを使わないで連絡を取った方がいい場合もあります。

一回の内容が長文

メールで長文が送られてくるとそれを読んで、返信を考えることになります。

長文メールの中身が２～３のトピックが含まれていると、それぞれに返信を考えなくてはなりません。

メールの分量に合わせて返信を考えると、返信する方も長文メールになりがちです。

どう答えていいかわからなくなり、結果として「後ででいいや」と後回しになってしまいます。

長文メールを書いている場合は、内容を分けてみるだけでも相手は返信しやすくなるかもしれません。

※お互いに長文メールでやり取り出来ている場合は返信の間隔さえ合っていればストレスなく進む場合があります。

時間帯がずれている

相手の生活リズムを考えずにメールを送っていませんか？

もし相手が仕事で疲れているタイミングでメールをしている場合は「ちょっと休んだら返信しよう」という気持ちになっているかもしれません。

メールはいつでも送れる便利なものですが、相手もいつでも返信できることを忘れてはいけません。

もし相手の生活リズムがわかるのであれば、それに合わせてメールを送ったり、労いの言葉をかけてあげると相手も好印象でしょう。

自分から一方的

たとえ相手から返信が遅かったとしても、返信の催促をしたり、自分からなどもメールを送るようなことは避けましょう。

一方的にメールが何度も来るというのはスパムメールと同じで、とっても不愉快になります。

コミュニケーションは相手がいて初めて成立します。相手の気持ちを忘れないようにしましょう。