会議の方法を変えて生産性をアップ-無駄な会議は時間泥棒

仕事の効率化が叫ばれている中、どの部分を短時間で終わらせるかというのが議論になっています。

そこでよく槍玉に上がるのが「無駄な会議」です。確かに私の周りでも会議が多く、その会議のための準備で仕事が進まないことがよくあります。

今回は会議を効率的に進めるための方法をまとめました。

そもそも会議はなぜやるのでしょうか？会議は今後の行動方針を決めていくためのものです。

今やっていることの報告会になっていたり、アイデアを練るための場所になっているのであれば、多くの人を集めているにもかかわらず、何も決まらないということになってしまいます。

会議で決定したことを「行動に落とし込む」そして「実践する」ここまで繋げられてこそ会議の意味があるのです。

惰性でやっている会議もあります。私の会社では毎日朝の10時に上司が呼び出され、1時間ほど会議をしています。そこで話す内容は今の進捗状況です。そこでトラブルがあったときの報告や今現在取り掛かっている案件について話をしています。

情報の共有と言うのでは意味があるのでしょうが、毎日貴重な時間をかけてやるほどのものなのか疑問です。

現在取り掛かっている案件は順調であれば正直事後報告で足りるレベルでしょうし、トラブルがあったときはその場で個別対応すればいいのです。事実報告だけであれば進捗状況を紙1枚にまとめてデータで共有すればいいのです。

なぜ毎日やっているかと言うと上司のさらに上司が安心したいからなのです

自分が安心したいから会議をする。そういう目的になってしまっては生産性が落ちてしまいます。

会議に費やす1時間、その会議の準備をするための時間。これを本来やるべき仕事に向けるだけでかなりの効率が変わってくるのです。

会議に参加している人はどれだけの人数がいるでしょうか。その会議に関係のない人が参加している場合がありませんか？

例えば、新人社員に勉強になるからと、とりあえず会議に参加させる。他部門の人であっても情報共有が必要だからと参加させる。

自分の意思決定が反映されないにも関わらず、とりあえずという理由で会議に呼ばれているのでは時間がどんどん無くなってしまいます。人を拘束すればその分だけの工数を犠牲にしなくてはならないのです。

しかも、人数が多いとそれだけ話をまとめるのに時間がかかります。全員が発言をしようとするとそれだけ時間かかります。会議では1人の人が話している間は他の参加者は聞き手に回ります。

会議の人数を最小限の人数にすることで話す方も聞く方も集中して会議に取り組めるのです

これもよく言われます。座って会議すると会議以外の業務に頭を使うことができてしまうため会議に集中ができません。

座っていると会議に参加しながらメールのチェックをしたり他の作業することもできてしまいます。それに座っているとリラックスできてしまうので話が上の空になったり眠くなってきたりしますよね。

立って会議をすると他に作業もできないですし、眠くなることもありません。立ち話で会話をすることにはなりますが、立って話をするとそんなに長時間できないので早く切り上げようとします。

会議で決定することで重要なものは

・誰が
・いつまでに
・何をやるか

会議の中でこれが決まれば後は実践するだけになります。この決定をすることを目的にします。

目的もなく何も決まらないのでは問題の先延ばしに過ぎません。せっかく多くの人と時間をかけて会議したにもかかわらず、何も決まらないのであれば、やらないほうがよかったのではないかと言われても仕方がありません。

会議は報告会ではありません。今後の方針について「誰が、いつまでに、何をやるのか」ここまで決めて終了させると今後の業務のスピードが格段に速くなります。

会議には多くの時間と人数が費やされています。

会議で何かしらの決定をしない時間の無駄になってしまうのです。

短時間で効果的な会議ができれば、それだけ意思決定のスピードも早まります。それに従う部下もスピード感を持って業務に取り組むことができるのです。

もし生産性を高めたいと考えている方は会議の仕方を見直してみてはいかがでしょうか